Datenschutzerklärung

Version 2.9 · Stand: 10.11.2026

MIDWIFELY ist der Marken- und Produktname der Twofold GmbH. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte du hast.

1. Verantwortlicher und Rollen

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website sowie für Bewerbungs-, Konto-, Vertrags-, Sicherheits- und bestimmte Supportdaten ist:

Twofold GmbH
Alstertwiete 1 A
20099 Hamburg, Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Kerber und Justin Miehle
E-Mail: kontakt@midwifely.de

Für Praxis-, Patientinnen- und Behandlungsdaten ist die jeweilige Hebamme, Praxis oder Organisation verantwortlich, die über die Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung entscheidet. Die Zuordnung richtet sich nach der jeweiligen Tätigkeit und Organisationsform. Die Nutzung desselben Benutzerkontos für mehrere Tätigkeitsbereiche ändert diese Zuordnung nicht.

MIDWIFELY verarbeitet diese Daten im Auftrag und nach dokumentierten Weisungen der jeweils Verantwortlichen. Grundlage sind der separat vereinbarte AVV: Parteien, Geltung und Weisungen und die darin einbezogene Datenflussübersicht.

Erfordert eine Supportanfrage die Einsicht in konkrete Praxis- oder Patientinnendaten, erfolgt diese Verarbeitung ebenfalls im Auftrag nach dem AVV.

2. Website, Bewerbungen und allgemeine Anfragen

Beim Besuch unserer Website verarbeiten wir technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen sowie Server- und Sicherheitsprotokolle. Dies dient der Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website sowie dem Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei Bewerbungen für eine Testphase und allgemeinen Anfragen verarbeiten wir die mitgeteilten Kontakt- und Praxisangaben zur Bearbeitung und Kommunikation. Eine Bewerbung legt noch kein Benutzerkonto an.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit vorvertragliche Maßnahmen betroffen sind, und ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die geordnete Bearbeitung und Absicherung unserer Abläufe.

Bitte übermittle über Bewerbungs- und allgemeine Anfrageformulare keine Patientinnen- oder Gesundheitsdaten.

3. Benutzerkonto, Vertrag und Support

Für die Bereitstellung und Verwaltung deines Kontos verarbeiten wir insbesondere:

• Identitäts- und Kontaktdaten;
• Anmelde-, Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten;
• Vertragsdaten und dokumentierte rechtliche Zustimmungen;
• Angaben zum Nutzungsstatus, zu Praxiszugehörigkeiten und Praxiseinstellungen;
• Supportanfragen und freiwillige Rückmeldungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Vertrags mit dir oder deiner Organisation erforderlich ist. Für Sicherheit, Missbrauchsabwehr, technische Stabilität und bestimmte Supportvorgänge stützen wir uns, soweit erforderlich, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Nutzung richtet sich ergänzend nach den jeweils vereinbarten Nutzungsbedingungen.

4. Praxisdaten, Zusammenarbeit und KI-Assistenz

Je nach freigeschalteter und genutzter Funktion verarbeitet MIDWIFELY insbesondere Kontakt-, Schwangerschafts-, Kinder-, Termin-, Dokumentations-, Leistungs-, Abrechnungs- und Gesundheitsdaten sowie hochgeladene Dokumente und Nachrichten.

Die jeweils Verantwortliche legt die erforderlichen Rechtsgrundlagen fest und erfüllt ihre Informations- und gegebenenfalls Einwilligungspflichten. Der AVV ersetzt diese Rechtsgrundlagen nicht.

Tätigkeitsbereiche und Praxiszugriffe

MIDWIFELY ermöglicht getrennte Tätigkeitsbereiche für die eigene freiberufliche Tätigkeit und die Zusammenarbeit in einer Praxis. Die Praxismitgliedschaft begründet keinen Zugriff auf die im eigenen Tätigkeitsbereich anderer Mitglieder geführten Patientinnen- und Behandlungsdaten.

Innerhalb einer Praxis richten sich Zugriffe nach Rollen, Berechtigungen und Praxiseinstellungen. Die Praxisleitung verwaltet die hierfür vorgesehenen administrativen Einstellungen. Ausdrückliche Freigaben können außerdem einen begrenzten Datenaustausch mit externen Hebammen ermöglichen.

Die Berechtigungen und Befugnisse externer Hebammen regelt AVV: Vertraulichkeit und Berechtigungen. Die zugehörigen Datenflüsse beschreibt Datenflussübersicht: Zusammenarbeit und Datenaustausch zwischen Tätigkeitsbereichen.

KI-Assistenz und Datenminimierung

Bei gezielt gestarteten Diktat-, Scan- und Assistenzfunktionen können Audio-, Bild-, Dokument- und Textinhalte einschließlich Gesundheitsdaten an die hierfür eingebundenen Dienstleister übermittelt werden. Es gibt keine kontinuierliche Aufzeichnung oder ein dauerhaftes Mithören.

Wir beschränken die Verarbeitung auf den jeweiligen Funktionszweck und setzen geeignete Maßnahmen zur Anonymisierung oder Pseudonymisierung ein, soweit dies mit dem Zweck vereinbar und technisch umsetzbar ist.

Für die reguläre KI-Verarbeitung setzen wir auf EU-Verarbeitungsstandorte und Zero Data Retention. Eng begrenzte Sicherheits- und gesetzliche Ausnahmen sowie gesonderte Regeln für technische Metadaten bleiben berücksichtigt.

Wir verwenden Praxis- und Patientinnendaten nicht für eigene Werbung, Profilbildung oder das Training allgemeiner KI-Modelle.

Die eingesetzten Dienste und Datenwege stehen in Datenflussübersicht: Funktionen, Daten und Unterauftragsverarbeiter, die Verarbeitungsorte und Speicherregeln in Datenflussübersicht: KI-Verarbeitungsorte und Speicherregeln. Die zusätzliche Speicherung von Ergebnissen und nutzerbezogenen Korrekturdaten erläutert Datenflussübersicht: Gespeicherte Ergebnisse und Korrekturdaten.

5. Empfänger und internationale Verarbeitung

Wir setzen Dienstleister zweckgebunden ein. Für die Verarbeitung von Praxisdaten kommen insbesondere Hetzner, Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg), Google Cloud EMEA Limited (Irland), Resend und Google Maps Platform zum Einsatz. Funktionen, Datenumfang und Verarbeitungsorte beschreibt Datenflussübersicht: Funktionen, Daten und Unterauftragsverarbeiter.

Daneben können folgende Empfänger Daten verarbeiten:

• PostHog EU: Feature-Konfigurationen, minimierte Produkt-, Betriebs- und Kontoereignisse sowie optionale Analyse und Feedback-Umfragen nach Abschnitt 7;
• Slack: interne Betriebs- und Supportmeldungen; Patientinnen- oder Gesundheitsdaten sind für diese Meldungen nicht vorgesehen;
• von der Praxis ausgewählte Kalenderdienste und Empfänger: bei ausdrücklich eingerichteten Verbindungen oder veranlasstem Terminversand nach Datenflussübersicht: Kommunikation und Kalenderverbindungen;
• benannte externe Hebammen: im Rahmen ausdrücklich eingeräumter Freigaben nach AVV: Vertraulichkeit und Berechtigungen.

Daten können außerdem an Behörden, Gerichte, Rechts- oder Steuerberatungen und andere Stellen übermittelt werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist.

Übermittlungen, die die Praxis selbst an Krankenkassen, Abrechnungsstellen, Steuerberatungen oder andere Empfänger veranlasst, erfolgen grundsätzlich in ihrer datenschutzrechtlichen Verantwortung.

Bei einzelnen Dienstleistern können insbesondere technische Konto-, Betriebs-, Abrechnungs- und Supportdaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Dies kann auch die in Datenflussübersicht: KI-Verarbeitungsorte und Speicherregeln, beschriebenen Sicherheits- und gesetzlichen Ausnahmefälle betreffen.

Erforderliche Drittlandübermittlungen erfolgen nach den Anforderungen der DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Standardvertragsklauseln und erforderlicher ergänzender Maßnahmen. Informationen zu den eingesetzten Garantien erhältst du unter kontakt@midwifely.de.

Daten aus Google-Konten (Google-Kalender)

Verbindest du deinen Google-Kalender ausdrücklich mit MIDWIFELY, erhalten wir über die Google-APIs nur die Daten, die für die Kalenderverbindung nötig sind:

• die E-Mail-Adresse des verbundenen Google-Kontos, um dir anzuzeigen, welches Konto verbunden ist;
• die Liste deiner Kalender mit Namen und Kennung, damit du auswählen kannst, welche Kalender abgeglichen werden;
• belegte Zeiträume der ausgewählten Kalender, um deine Verfügbarkeit bei Terminen und der Online-Buchung zu berücksichtigen, und nur nach ausdrücklichem Einschalten die Titel nicht privater Termine, sichtbar nur für dich;
• Schreibzugriff auf Termine, um MIDWIFELY-Termine in einen eigenen Kalender „MIDWIFELY“ einzutragen, den die App dafür anlegt.

Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um dir die Kalenderverbindung in MIDWIFELY bereitzustellen. Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt und löschen sie beim Trennen der Verbindung. Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle. Weitergegeben werden sie nur an die in diesem Abschnitt genannten Dienstleister, soweit dies für den Betrieb nötig ist, oder wenn eine gesetzliche Pflicht besteht. Menschen sehen diese Daten nur mit deiner Zustimmung, zur Sicherheit und Missbrauchsabwehr oder wenn das Gesetz es verlangt.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die MIDWIFELY von Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder erforderliche Rechtsnachweise notwendig ist.

• Bewerbungen und allgemeine Anfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung und darüber hinaus nur für erforderliche Nachweise oder rechtliche Ansprüche.
• Konto-, Vertrags- und Zustimmungsdaten: während der Kontonutzung und darüber hinaus entsprechend gesetzlicher Pflichten oder erforderlicher Rechtsnachweise.
• Support- und Feedbackdaten: bis zur Erledigung und darüber hinaus nur für erforderliche Nachweise, Sicherheit oder rechtliche Ansprüche.
• Sicherheits- und Betriebsprotokolle: für den zur Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlichen Zeitraum.

Für Praxisdaten gelten die Weisungen der Verantwortlichen und AVV: Rückgabe und Löschung. Die dienstbezogenen Speicherregeln für KI-Inhalte sowie die Fristen für Korrekturdaten stehen in Datenflussübersicht: Speicherregeln und Korrekturdaten.

Zugangsdaten zu Kalenderdiensten werden bei Trennung der Verbindung gelöscht. Weitere Zuordnungen und synchronisierte Daten werden nach den vorgesehenen Löschfristen entfernt.

7. Technisch erforderliche Speicherung und optionale Analyse

Für Anmeldung, Sitzungen und Praxisauswahl verwenden wir technisch erforderliche Speicherung.

Die angemeldete Anwendung fragt bei PostHog EU die benötigte Feature-Konfiguration ab. Dabei wird die interne Kontokennung verwendet; Kontoe-Mail-Felder werden nicht übermittelt. Diese Abfrage erfasst keine Produktaktionen.

Die optionale Browseranalyse umfasst auf öffentlichen Seiten ausgewählte, bereinigte Seitenaufrufe, Funnel-Ereignisse und technische Leistungswerte. In der Anwendung umfasst sie festgelegte Bereichsaufrufe und erfolgreiche Kontakt-, Termin-, Dokumentations- und Rechnungsaktionen.

Öffentliche Ereignisse verwenden eine zufällige Kennung, die bis zum Neuladen im Arbeitsspeicher bleibt. Angemeldete App-Ereignisse verwenden die interne Kontokennung. Produktaktionen enthalten keine Patientinnen-, Kontakt-, Termin- oder Rechnungskennungen, Akten- oder Notizinhalte, Beträge, Freitexte, unbereinigten URLs oder DOM-Inhalte.

Browserereignisse werden auf bereinigte Seitentemplates und grobe Browserkategorien beschränkt. Der First-Party-Proxy entfernt Besucher-IP-Header, Referrer, User-Agent, Cookies und vorübergehende Gerätekennungen aus Feature-Abfragen. PostHog sieht die Serververbindung. Die serverseitige Standortanreicherung ist deaktiviert; gespeicherte IP-Adressen werden durch die Projekteinstellung anonymisiert. Serverseitige Ereignisse lassen E-Mail-Felder aus und bereinigen enthaltene E-Mail-Adressen.

Browser-, Sitzungs- und Gerätekennungen der Analyse bleiben im Arbeitsspeicher. Die Analyseauswahl und PostHogs Erfassungseinstellung werden im lokalen Browserspeicher gespeichert. Ein Tracking-Cookie wird nicht verwendet.

Freiwillige Umfrageantworten einschließlich Freitext werden so übermittelt, wie sie eingegeben werden. Bitte trage dort keine Patientinnen-, Gesundheitsdaten oder E-Mail-Adressen ein.

Serverseitige Betriebs- und Kontoereignisse dienen dem Betrieb und der Sicherheit des Dienstes. Sie sind von der optionalen Browseranalyse getrennt. Wir verwenden keine automatische Klickaufzeichnung, kein Session Replay, keine Heatmaps und keine werbebezogenen Nutzerprofile.

Rechtsgrundlage für die optionale Analyse und Feedback-Umfragen ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG. Technisch erforderliche Speicherung und Zugriffe erfolgen nach § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

8. Deine Rechte und Beschwerden

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Die Einwilligung zur optionalen Analyse kannst du über die dafür vorgesehene Einstellung auf unserer Website ändern.

Für Verarbeitungen in unserer eigenen Verantwortlichkeit erreichst du uns unter kontakt@midwifely.de. Bei Praxis-, Patientinnen- und Behandlungsdaten ist grundsätzlich die jeweilige Hebamme, Praxis oder Organisation zuständig. MIDWIFELY unterstützt sie bei der Bearbeitung entsprechender Anliegen.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

9. Sicherheit und Änderungen

Wir schützen personenbezogene Daten durch risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen und entwickeln diese weiter. Die vertraglichen Sicherheitsvorgaben für die Auftragsverarbeitung stehen in AVV: Sicherheit, Datenminimierung und KI-Verarbeitung.

Bei wesentlichen Änderungen der Verarbeitung aktualisieren wir diese Erklärung. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.